1. Objetivo

Garantizar que los Datos Personales almacenados en los Sistemas de Información y recursos informáticos de Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., reciban una protección óptima, para preservar la confidencialidad, integridad, protección y disponibilidad de los mismos, de acuerdo a las exigencias en la legislación colombiana y reglamentación pertinente.

2. Alcance

En cumplimiento de lo señalado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales”, y de lo indicado en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., establece la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, la cual se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contenga Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S. (en adelante CCEF), Datos Personales de nuestros colaboradores, contratistas, proveedores, clientes, visitantes presenciales y de nuestro sitio web que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de tratamiento y Protección de Datos Personales y cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de su actividad y que haya recolectado en ejercicio de su objeto social.

3. Descripción de la política

3.1. Identificación del responsable del Tratamiento de Datos Personales

Razón Social: Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S.

NIT: 901.545.315-2

Domicilio: Edificio Avenida Chile, Cra 7 No. 71-21 Torre B, Piso 13, Bogotá D.C,

Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

Teléfono: 302 8425534

3.2. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. (Ley 1581 de 2012)

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. (Decreto 1377 de 2013)

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. (Ley 1581 de 2012)

Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales CCEF  tiene una relación comercial (Ajustada de la ISO 9000).

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto 1377 de 2013)

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. (Decreto 1377 de 2013)

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. (Ley 1581 de 2012)

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. (Ley 1581 de 2012)

Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley. (Adaptada de la Ley 1581 de 2012)

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. (Ley 1581 de 2012)

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. (Decreto 1377 de 2013)

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. (Decreto 1377 de 2013)

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581 de 2012)

3.3. Tratamiento y finalidad de la información

Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., como responsable del tratamiento de Datos Personales y en atención a lo establecido en la ley busca proteger y garantizar la confidencialidad de los datos de los accionistas, sus colaboradores y familiares, clientes, proveedores, acreedores, deudores, personas naturales y jurídicas, visitantes, y cualquier otro usado para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades comerciales, así como el fortalecimiento de sus relaciones con terceros.

Los Datos Personales se recolectan, almacenan, usan, circulan y suprimen y a los cuales se tiene acceso en virtud de su calidad como empleador, para el desarrollo de las actividades comerciales y para el cumplimiento de su objeto social. La información es recolectada de manera personal, a través de la línea telefónica 302 8425534, de los sitios web www.expertosenformacion.com.co www.clinicadelconocimiento.com, es posible que recopilemos información, incluida aquella de carácter personal, sobre usted en la medida en que utiliza nuestros sitios web y redes sociales e interactúa con nosotros. Asimismo, adquirimos información personal de fuentes confiables de terceros y también recurrimos a terceros para que recopilen información personal en nuestro nombre.

3.3.1. Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales con clientes

• Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información y bases de datos comerciales y operativos de Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S.
• Prestar el servicio, incluidas las transacciones de pago.
• Invitar a visitar la página web y seguirnos en redes sociales.
• Enviar y administrar las comunicaciones en actividades de mercadeo y promocionales y preferencias de marketing propias o de nuestros aliados.
• Cumplir las obligaciones contraídas por CCEF con nuestros clientes.
• Personalizar, mejorar y optimizar los servicios de acuerdo a las necesidades del cliente.
• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercadeo y análisis estadísticos.
• Controlar el ingreso a las instalaciones de CCEF.
• Realizar propuestas de servicios de acuerdo a las necesidades del cliente.
• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por CCEF.
• Administrar las capacitaciones y todo lo relacionado a temas de educación, pruebas psicotécnicas y certificaciones en línea.
• Administrar y procesar los exámenes de certificación y capacitación.
• Administrar su relación e interacciones con CCEF.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Transmitir la información entre las distintas áreas de la empresa.
• Atender los requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de CCEF.

3.3.2. Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales con proveedores

• Evaluar el cumplimiento de obligaciones.
• Hacer registros en la plataforma virtual.
• Procesar pagos y verificar saldos pendientes
• Invitar a eventos, capacitaciones o actividades donde CCEF este participando o patrocinando.

3.3.3. Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales con colaboradores

• Administrar los procesos de selección, vinculación y desvinculación de los colaboradores, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias personales, familiares y laborales y la realización de estudios de seguridad y cualquier otro procedimiento relacionado con el proceso de selección, vinculación y desvinculación de la empresa.
• Desarrollar las actividades propias de la Gestión de Talento Humano dentro de CCEF , (nómina, afiliación al sistema de seguridad social, actividades de bienestar, seguridad y salud en el trabajo, procesos disciplinarios, y demás asociados al proceso)
• Realizar los pagos de nómina y demás prestaciones sociales, durante y al finalizar el contrato.
• En caso de emergencia informar a los contactos autorizados por el colaborador.
• Implementar todos los programas, planes y actividades derivadas de los diferentes Sistemas de Gestión.
• Contratar beneficios para los colaboradores de acuerdo a lo establecido en el proceso de bienestar laboral.

3.3.4. Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales con socios

• Reconocer y proteger sus derechos como socios.
• Pagar los dividendos de acuerdo a lo establecido en los estatutos.
• Contactarlos por cualquier medio cuando sea necesario.

Importante: Si usted siendo una de las partes mencionadas anteriormente decide proporcionar a Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., información personal de terceros (como nombre, correo electrónico y número de teléfono), usted declara tener el permiso del tercero para hacerlo. Entre los ejemplos, se encuentra el hecho de reenviar material de referencia o marketing a un contacto o enviar referencias laborales. Los terceros pueden cancelar la suscripción de cualquier comunicación futura.

3.4. Derechos como Titular de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de CCEF, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer, actualizar, suprimir, revocar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parcialmente, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización de tratamiento otorgada a CCEF.
• Ser informado respecto del uso que la Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S. le ha dado a los Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia Financiera, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que modifiquen, adicionen o complementen.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Solicitar a CCEF la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y CCEF, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

El titular de los derechos deberá ser informado por medio de AVISO DE PRIVACIDAD (particular o general), entendiendo este como un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus Datos Personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

El titular podrá solicitar a la Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., por medio del correo electrónico pqrsEsta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. o enviar el correo por medio de la sección de PQRS que se encuentra en la página www.expertosenformacion.com.co o a través de atención personal, en la sede principal ubicada en la Edificio Avenida Chile, Cra 7 No. 71-21 Torre B, Piso 13, Bogotá D.C, la actualización, supresión, revocación y rectificación de la información. Así como efectuar consultas y/o reclamos relacionados con el tratamiento de su información, CCEF  dará respuesta en los términos establecidos por la ley.

3.5. Deberes de CCEF  como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., respeta que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir el tratamiento o uso sobre los mismos, por lo tanto, es responsabilidad de CCEF hacer uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales, se dará estricto cumplimiento a los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

3.6. Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política

El área responsable de atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, al interior de CCEF, es el líder de Análisis y Mejora Continua, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política, ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. El responsable se encuentra ubicado en la Sede empresarial en Bogotá Edificio Avenida Chile, Cra 7 No. 71-21 Torre B, Piso 13 y puede ser contactado a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

3.7. Autorización

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por CCEF, tales como:

• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos
• Personales determinado por CCEF.
• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. En ningún caso CCEF puede asimilar el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

3.7.1. Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

3.8. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

3.8.1. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S. informará al Titular:

• Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
• Que los datos sensibles recolectados serán tratados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

3.8.2. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, CCEF  sólo realizará el Tratamiento, correspondiente a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, para lo cual se obtendrá la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

3.9. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de los Titulares de Datos Personales

Para Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S. es importante conocer su opinión, resolver sus dudas y atender sus quejas y sugerencias en el tiempo oportuno. Por tanto, y bajo el principio de transparencia, buscamos trabajar día a día en la mejora continua de los servicios que ofrecemos.

En la página web www.expertosenformacion.com.co en la sección PQRS, los titulares de los Datos Personales podrán radicar, hacer seguimiento y consultar los informes de sus PQRS.

A continuación describimos en detalle cada opción para facilitar su registro:

Petición: Son solicitudes o requerimientos que hace una persona a la empresa, con el propósito de requerir su intervención y respuesta. Los tiempos de respuesta varían de acuerdo a la clasificación de la siguiente manera:

Interés general o particular - quince (15) días.

Consulta - treinta (30) días.

Información y documentación - diez (10) días.

Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Queja: Es la manifestación de desacuerdo, insatisfacción o descontento que un ciudadano puede presentar al recibir una atención inadecuada por parte de un trabajador de la empresa.

Reclamo: Es la exigencia que realiza un usuario porque no se prestó algún servicio o se hizo de manera irregular.

Denuncia: Es la acción que emprende la ciudadanía para exponer ante Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., actos sospechosos o posibles hechos de corrupción que están realizando personas a nombre de la empresa o que se están haciendo al interior de la misma.

Sugerencia: Es un planteamiento que se presenta con el objetivo de proponer un cambio o mejora de algún servicio o proceso de la Empresa.

Felicitación: Expresión de satisfacción por parte de los usuarios frente a la Empresa, sus servicios o colaboradores.

​​¿Cómo presentarlas?

Disponemos de tres canales de atención para radicar, realizar seguimiento y consultas de las PQRS:

Canal presencial: Sede empresarial en Bogotá Edificio Avenida Chile, Cra 7 No. 71-21 Torre B, Piso 13

Canal virtual: Puede realizar la radicación en línea a través de nuestro portal de PQRS, o a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

Canal telefónico: El horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua a través del celular 302 8425534

Los Titulares de Datos Personales tratados por CCEF  tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

El Titular podrá consultar sus Datos Personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos antes mencionados.

El Titular deberá acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

Los PQRS deben contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

Si el PQRS realizado por el Titular del dato resulta incompleto, CCEF  requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

Una vez recibida la solicitud, relacionada con el Tratamiento de Datos Personales, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.  El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.10. Seguridad de los Datos Personales

Clínica del Conocimiento con Expertos en Formación S.A.S., proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de CCEF  se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. CCEF  no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de CCEF  y sus Encargados.

3.11. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales

CCEF podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a CCEF  cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de CCEF.

Cuando CCEF desee enviar o transmitir datos, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de Datos Personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

• Los alcances y finalidades del tratamiento.
• Las actividades que el tercero realizará en nombre de CCEF.
• Las obligaciones que debe cumplir el tercero respecto del Titular del dato y CCEF.
• El deber de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
• La obligación del tercero de proteger adecuadamente los Datos Personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
• Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por CCEF como por el tercero de los datos en su lugar de destino.

3.1.2. Legislación aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

3.1.3. Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales entrará en vigencia el día 1 de febrero de 2022 y hasta el término de duración de la organización.

4. Anexos

Formato de Autorización